Le stage

Tout d’abord, le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de minimum 200 heures par année d’enseignement. Au minimum, 50 heures doivent être dispensée en présentiel.

Les stages en dehors des formations pédagogiques sont interdits (non inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire).

Le statut de stagiaire diffère du statut de salarié, l’employeur ne doit pas effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Toutefois, il est obligatoire de mentionner au sein du registre unique du personnel le nom et prénom des stagiaires dans l’ordre d’arrivée dans la structure.

Les missions confiées au stagiaire doivent être conformes au projet pédagogique.

Il existe quatre situations pour lesquelles le recours à un stagiaire est interdit :

• Le remplacement d’un salarié pendant son absence, pour donner suite à une suspension de contrat ou de licenciement ;
• L’exécution de tâches régulières correspondant à des tâches d’un poste permanent (le stagiaire n’a aucune obligation de production) ;
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Occuper un emploi saisonnier

Pour les entreprises de moins de 20 salariés : le nombre maximum de stagiaires est de trois en même temps. Un tuteur de stage peut avoir, à sa charge, trois stagiaires durant la même période.

Pour les entreprises d’au moins 20 salariés : le nombre de stagiaire ne peut dépasser 15% de l’effectif.

Par exemple :

Une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 salariés x 15 % = 6,75 stagiaires arrondi à 7). L’effectif étant arrondi à l’entier supérieur.

Exception : Lors de formation en milieu professionnel obligatoires (pour les diplômes technologique ou professionnel de second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaire ne peut pas dépasser 20% de l’effectif.

Aussi, le nombre maximum de stagiaires, présents en même temps, au sein de la structure est de 5.

La durée maximale d’un ou plusieurs stages effectués au sein de la même structure est de 6 mois par année d’enseignement, soit au total 924h de présence effective.

La présence effective est déterminée selon les critères suivants :

• 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence ;
• 22 jours de présence représentent 1 mois.

Remarque : Si le stagiaire est embauché dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai. Elle est prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Un délai de carence entre deux stagiaires est obligatoire. Ce délai est de 1/3 de la durée du stage précédent.

Par exemple : si un stagiaire vient d’effectuer un stage de 6 mois au sein de la structure, l’employeur doit attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cela ne s’applique pas dans le cas où le stagiaire a interrompu lui-même son stage.

La convention de stage est l’élément juridique qui lie le stagiaire, la structure d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Les signataires de la convention sont :

• Le stagiaire (si il est mineur son représentant légal) ;
• La structure d’accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme) ;
• L’établissement d’enseignement ou de formation ;
• L’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement ;
• Le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.

Les mentions suivantes doivent obligatoirement être présentes dans la convention :

• L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement ;
• Les activités ou missions confiées au stagiaire ;
• Les noms des tuteurs enseignants et professionnel
• Les dates de début et de fin du stage, et durée maximale hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
• Les conditions d’autorisation d’absence e
• Les congés (pour les stages de plus de deux mois);
• Le taux horaires de rémunération (gratification), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement ;
• Les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais par exemple) ;
• Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

Il est possible que lors d’un contrôle de l’inspection du travail, l’inspecteur demande une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à la structure d’accueil.

Dans l’hypothèse où le stage s’effectue à l’étranger, doit se trouver en annexe, une présentation de la règlementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.

Modèle de convention : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/convention_stage_tripartite.pdf

La gratification du stagiaire est obligatoire dès que la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs (soit 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année d’enseignement.

En dessous de cette durée la gratification est au bon vouloir de la structure d’accueil.

Le montant minimum par heure de présence effective est 4,35€. Il est possible que dans certaines branches professionnelles, que ce montant soit supérieur au montant minimum légal. Il faut donc vérifier dans la convention collective.

Le versement s’effectue à chaque fin de mois et non à la fin du stage. La gratification est due dès le premier jour de stage.

Si le stage est interrompu temporairement, cela donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d’heures effectuées.

Si le stage est interrompu définitivement, une régularisation globale du nombre total d’heures est effectuée.

Simulateur de gratification : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/R40280

A la fin du stage, la structure d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.

Cette attestation mentionne la durée totale du stage, et si il y a, le montant total de la gratification versée.

Modèle d’attestation de stage : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/R42009

Pour les stages d’une durée de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence.

Si la durée du stage est inférieure ou égale à 2 mois, la prise de congé n’est pas obligatoire.

La rémunération des congés est facultative.

Dans les cas suivants : maternité, paternité ou adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisation d’absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. Durant cette absence la gratification peut ne pas être maintenue.

Certains droits et avantages dont bénéficient les salariés, peuvent être applicable au stagiaire. Par exemple : l’accès aux activités sociales et culturelles proposées par le Comité Economique et Social de l’entreprise – CSE (comité d’entreprise).

Des remboursements de frais peuvent être effectués. Ces indemnités doivent être payées en plus de la gratification.

Les frais de repas : le stagiaire possède le même accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant. Ces avantages en nature font l’objet d’une exonération de cotisations sociales pour l’employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50% et 60% de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,69 € en 2021.

Les frais de transport : le remboursement de frais de transport, s’effectue selon les mêmes conditions que celui des salariés.

La structure d’accueil du stagiaire peut être sanctionnée en cas de non-respect des règles d’encadrement des stages. La sanction se caractérise par une amende administrative pouvant s’élever jusqu’à 2 000€ par stagiaire concerné.

L’amende peut doubler, en cas de nouvelle infraction dans la même année que la précédente.